Los procesos de selección de personal suelen durar entre 3 y 4 semanas, sin embargo, el plazo puede acortarse o alargarse en función de la urgencia de cubrir el puesto o del número de candidatos. Si todo funciona a la perfección, los procesos pueden incluso durar una sola semana, pero por lo general, los procesos toman tiempo, ya sea por parte del candidato o, más comunmente, por parte de la empresa.

En este artículo te contamos las fases que suele tener y cómo conseguir que sean más eficientes para ahorrar recursos y tiempo.

 

Personas en oficina entrevistando un candidato

 

En el sector digital, es muy raro que un proceso de selección tenga tan solo una fase de entrevistas. Los trabajadores en The Office, ciertamente, sabían como hacer procesos de contratación muy eficientes. Fuente: NBC

En ocasiones el puesto vacante se cubre con una persona que es recomendada, que es la opción más comun en la mayoría de compañías que tienen unas necesidades modestas de contratación. De hecho, el famoso networking, el recurrir a la red de contactos, es una de las soluciones más comunes de encontrar personal. Se cree que más del 50% de ofertas no se llegan a publicar nunca en ningún lugar, se cubren a través del "boca-oreja" podríamos decir. 

Cuando las necesidades de contratación son mayores, es probable que la empresa necesite establecer procesos para poder cubrir las vacantes de manera efectiva.  El proceso de selección debe atravesar varias fases para encontrar al candidato adecuado. No podemos olvidar que durante el reclutamiento la empresa está invirtiendo recursos (materiales y humanos), por lo que es fundamental que el proceso sea rápido y efectivo.

Fases de un proceso de selección 

La mayor parte de las empresas cuando buscan a un candidato para un puesto, ya sea reemplazo o porque se abre una nueva vacante, intentan cubrirlo por promoción interna, o por búsqueda en su red. Si no hay nadie que se adapte al puesto, comienza la búsqueda externa, que es lo que llamamos el "proceso de selección" y que suele pasar por las siguientes fases:

Búsqueda - la descripción del puesto de trabajo

En esta primera fase, lo primero que se hace es elaborar la descripción del puesto de trabajo vacante, para ello, se deberán definir las tareas que realizará el trabajador en ese puesto, así como las competencias y habilidades que tendrá que tener el candidato. También se incluirán la retribución y el resto de condiciones laborales de la oferta. Esta parte es mucho más importante de lo que se cree, y es crucial que la persona o personas que hagan efectivamente la descripción, dediquen un tiempo a determinar las habilidades y responsabilidades del puesto, el nivel de seniority, a quién va a reportar la persona y, sobretodo, el rango salarial.

Una vez que esté definida la oferta se procederá a su publicación en portales de empleo, en la prensa o en redes sociales. Otra forma de gestionar la oferta es a través de agencias de reclutamiento que tendrán una base de datos de potenciales candidatos que se adapten al puesto o harán una búsqueda profesional con otras herramientas a su alcance, para encontrar a la persona adecuada.

Como hacer la fase de búsqueda más eficiente:

  • Invierte tiempo en hacer una buena descripción del puesto
  • Evita el sindrome "lista de los reyes magos" y no pidas todas las habildades que se ocurran para el candidato/a, céntrate en las esenciales.
  • Elige uno o dos portales en los que los candidatos que tu buscas puedan estar buscando
  • Si te ayudas de una agencia de recruitment, haz una poco de investigación para entender la que mejor entienda los perfiles que buscas.

Preselección - elegir a quiénes entrevistar

Una vez que se han recibido las candidaturas al puesto a cubrir, se realiza una preselección en la que se analizan los curriculums de cada candidato para cotejar si se adaptan al puesto. Esta fase debería empezar desde el momento en que se publican las ofertas y has empezado la búsqueda. Es un error esperar a que te vayan llegando candidatos hasta completar los días en que la oferta estará publicada. Piensa que si estos están buscando, es probable que también estén postulándose para otras ofertas. En el sector digital es un problema común, ya que hay mucha demanda y los candidatos no tardan en encontrar una empleo. 

Como hacer la fase de preselección más eficiente:

  • Empieza a contactar a los candidatos que te interesen desde el primer día para organizar una entrevista.
  • Si tienes entre 3 y 5 candidatos que te gustan, cítalos a todos para la entrevista.
  • Dales margen para elegir entre varios días y horas. 
  • Responde a las preguntas que puedan tener antes de la entrevista.

Entrevistas - La fase más determinante

Una de las fases más importantes de un proceso de selección es la de las entrevistas a los candidatos. Lo habitual es que se realicen de forma individualizada para evaluar la motivación, las habilidades, experiencia y formación de cada candidato, aunque también se suelen pueden hacer dinámicas de grupo. En ocasiones también se hacen pruebas de conocimientos técnicos específicos que son importantes para la empresa.

Como hacer la fase de entrevista más eficiente:

  • Intenta limitar el número de entrevistas que un candidato debe hacer a no más de 3 en total
  • Si puedes evitar hacer test de conocimientos, mejor. A los candidatos suele ser algo que no hacen con toda su motivación, especialmente los candidatos más experimentados. 
  • Limita el número de personas que deben evaluar a la persona a un número razonable. Dos o tres es ideal.  
  • Intenta hacer todas las entrevistas en una semana como máximo. Evita eternizar el proceso.

Oferta - El momento de la verdad 

Con la información de cada candidato se toma la decisión de qué persona cubrirá el puesto vacante. En esta fase, es preciso invertir el tiempo necesario para elegir de forma objetiva, pero no debería retrasarse más de una semana entre todas las personas que participan en la decisión. Piensa que tu futuro empleado quizá tenga sobre la mesa otras oportunidades, o quizá vea que una empresa en la que tomar una decisión de este tipo toma más tiempo del deseado no es el mejor lugar en el que trabajar. En Prosperity Digital nos encontramos más a menudo de lo que nos gustaría clientes que tardan más de la cuenta en tomar una decisión después de haber terminado la fase de entrevistas, y que cuando reaccionan ya es demasiado tarde. En general el candidato ya ha elegido otra empresa o ha perdido el interés. Esto es especialmente grave si el mercado en el que te encuentras buscando empleados es competitivo y cuesta encontrar talento. Hay que actuar rápido.

Como hacer la fase de Oferta más eficiente:

  • Una vez sepas que has encontrado a la persona, no tardes más de una semana en hacerle la oferta. 
  • Prepara una oferta atractiva que no solo hable del sueldo. Señala las cualidades de tu empresa, las perspectivas de desarrollo y la alegría de poder contar con esa persons en el equipo.
  • Prepara un plan B por si el candidato/a no acepta la oferta. O bien debes tener otra persona en la retaguardia o bien agilidad para empezar la búsqueda de nuevo.

Conclusión

Tal y como hemos visto, los procesos de selección pueden ser simples o complejos en función de diversos factores y la optimización de dichos procesos puede suponer la elección del candidato adecuado y un gran ahorro en recursos y tiempo. Es importante sentarse a pensar las fases que queremos que tenga, las personas que van a participar en él, y quién tendrá la última palabra. 


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